Özel Kalem Birimi

Görev ve Sorumlulukları

       1) Genel Müdürlük Makamının etkin ve verimli çalışabileceği ortamı sağlamak, verilen talimatlar doğrultusunda günlük çalışma programını hazırlamak, yapacakları görüşmeleri düzenlemek, yurt içi ve yurt dışı görevlerini organize etmek, temsil  ve protokol hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak,

 

        2) Makamın iş ve işlemlerini yürütmek, emir ve talimatlarını ilgililere duyurmak, takip etmek, istenilen bilgi ve belgeleri kurum içi ve kurum dışından zamanında temin ederek Makama sunmak,

   

       3) Makama imza için sunulan yazıları, yazışma kuralları açısından kontrol etmek, varsa gerekli düzeltmelerin yapılmasını ve imzalanan, havale edilen ya da işi bitenlerin ilgili yerlere gönderilmesini sağlamak, 

      

       4) Makamca istenilen ya da Makama sunulan konularla ilgili araştırma ve incelemeleri yapmak, tamamlayıcı bilgi ve belgeleri sağlamak,

 

      5) Özel Kalem Birimi ile ilgili konularda kurum içi rutin yazışmaları yapmak; kayıt, havale, dosyalama ve takip işleri ile Makamın tebrik, teşekkür, başsağlığı vb. yazışmalarını yürütmek,

 

      6) Bütçe Kanununda Özel Kalem Birimine ait olan ödenekleri kullanmak, takip etmek, birim faaliyet raporunu hazırlamak,

 

      7) Makam ve Özel Kalem Biriminin her türlü taşınır kayıt ve kontrol işlemleri ile konsolide işlemlerini kanun ve mevzuata uygun olarak yürütmek, bunlara ilişkin Sayıştay ve Muhasebe Birimi ile olan yazışmaları yürütmek,

 

      8) Özel Kalem Biriminde çalışan personelin görev dağılımını yapmak, kontrol etmek, çalışmalarını düzenlemek, personelin iş veriminin arttırılması, eğitimi, ve yetiştirilmesi için gerekli çalışmaları yapmak,

 

      9) Makam ve Özel Kalem Biriminin çalışmalarının verimli bir şekilde yürütülmesi için gerekli olan kırtasiye ve demirbaş malzemeleri ile tüketim malzemelerinin zamanında sağlanması ile ilgili işlemleri yürütmek,

 

      10) Özel Kalem Biriminin arşivinin tertip ve düzenini sağlamak, saklanması gereken her türlü yazı ve gizli evrakın düzenli bir şekilde dosyalanmasını, arşivlenmesini sağlamak,

     

      11) Ulaştırma Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı ile Genel Müdürlük merkez teşkilatı arasındaki koordinasyonu ve iletişimi sağlamak, evrak takibini yapmak,

 

       12) Makam tarafından verilecek diğer işleri yapmak.